Oplysninger om dig

Personoplysninger er al information, som direkte eller indirekte (det vil sige sammen med andre oplysninger) kan kobles til dig for eksempel navn, billede, cpr-nummer og uddannelsesoplysninger.

Når vi behandler en ansøgning fra dig, kan vi have behov for at behandle både almindelige, følsomme og øvrige personoplysninger om dig for at varetage dine interesser.

Hvis du sender en fuldmagt i forbindelse med din ansøgning, vil vi også registrere oplysninger om den person, fuldmagten er givet til.

Hvis vi ikke modtager de nødvendige oplysninger, er vi ikke i stand til at foretage sagsbehandling, tildele dig transportrabat eller forvalte dine retskrav.

Hvis du henvender dig telefonisk til styrelsen, gemmer vi det telefonnummer, du ringer fra, opkaldstidspunkt og varighed. Oplysninger gemmes så længe, der er behov for dem og bruges alene til udarbejdelse af telefonstatistik. Oplysningerne kobles ikke til eventuelt konkrete sager du måtte have hos styrelsen.

Når du søger transportrabat, kan vi behandle følgende oplysninger om dig:

• Dit navn og dine kontaktoplysninger
• Dit cpr-nummer
• Dine uddannelsesoplysninger
• Dine transportoplysninger
• Oplysninger om, om du tidligere har fået transportrabat
• Oplysninger om, om du modtager andre tilskud til transport efter andre ordninger
• Oplysninger om din bopæl
• Telefonnummer du ringer fra ved telefoniske henvendelser til styrelsen
• Andre oplysninger som er relevante for tildeling af transportrabat

Kilometerpenge

• Søger du kilometerpenge i forbindelse med aflevering af egne førskolebørn, behandler vi også oplysninger om dine familieforhold
• Søger du kilometerpenge på grund af nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne (§ 114), eller tilpasser du søgningen i rejseplanen.dk på baggrund af en fysisk funktionsnedsættelse, behandler vi også dine helbredsoplysninger

Når vi behandler dine personoplysninger som led i vores sagsbehandling, omfatter det også behandling af klage- og kontrolsager samt besvarelse af generelle henvendelser fra andre myndigheder. I flere tilfælde træffes afgørelserne automatisk. Klager du, vil sagen dog blive behandlet manuelt.

Vi bestræber os på at beskytte dine personoplysninger bedst muligt i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen og vores retningslinjer for informationssikkerhed. Vi har faste procedurer for databeskyttelse - for eksempel udveksler vi dine personoplysninger sikkert, og medarbejdere i Uddannelses- og Forskningsstyrelsen har kun adgang til de personoplysninger, der er nødvendige for behandlingen af din sag. Vi logger desuden hændelser i vores IT-systemer og anonymiserer dine personoplysninger, når dine data opbevares for en længere periode, end sagsbehandlingen varer.

Til brug for sagsbehandlingen indsamles og videregives dine personoplysninger fra dig selv, andre som eksempelvis CPR-registret, og i konkrete tilfælde andre relevante myndigheder og institutioner, som hører under Uddannelses- og Forskningsministeriet, Undervisningsministeriet og Transport-, Bygnings- og Boligministeriet.

Vores behandling af dine personoplysninger følger love og bekendtgørelser om rabat til transport, med tilhørende databeskyttelseslov og forordning samt de generelle regler for offentlig forvaltning.

Vi journaliserer dine personoplysninger efter offentlighedslovens regler og afleverer til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler. Efter aflevering til arkivmyndighederne bevarer vi en kopi i Uddannelses- og Forskningsstyrelsen, så længe der fortsat er et administrativt formål med opbevaringen, hvorefter oplysningerne slettes.

De oplysninger, vi får om dig, stiller vi blandt andet til rådighed for SU-kontoret på dit uddannelsessted. Når vi for eksempel henter oplysninger fra CPR-registeret eller foretager kontrol, bruger vi dit cpr-nummer.

Vi kan videregive dine oplysninger til:

• Leverandører, både inden og uden for EU, som for eksempel drifter IT-løsninger, foretager sagsbehandling eller opkræver gæld på vegne af Uddannelses- og Forskningsstyrelsen
• Myndigheder og institutioner, som vi samarbejder med, for eksempel Danmarks Statistik til statistiske formål eller andre ved registersamkøring i kontroløjemed eller myndigheder og institutioner, som har et selvstændigt formål med behandlingen af dine personoplysninger for eksempel trafikselskaberne.

Når andre behandler personoplysninger på vores vegne, sikrer vi os fortsat, at dine oplysninger håndteres forsvarligt, og vi fører tilsyn. Hvis vi anvender leverandører uden for EU, tager vi desuden særlige beskyttelseshensyn af både teknisk og organisatorisk karakter, så behandlingen så vidt muligt sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen.

Når dine personoplysninger overgår til en anden modtager, som er selvstændigt dataansvarlig, for eksempel en anden myndighed, er det dennes privatlivspolitik og information om håndtering af personoplysninger, der er gældende.

Anvendelse af data til testformål

UFS anvender som udgangspunkt syntetiske eller anonymiserede data i forbindelse med test og udvikling af vores systemer.

I særlige tilfælde kan det dog være nødvendigt at anvende en midlertidig kopi af produktionsdata til testformål, hvis realistiske test ikke kan gennemføres på anden vis. Når dette sker, sikrer styrelsen, at:

• adgangen kun gives til medarbejdere, der allerede har adgang til testmiljøet med produktionsdata,
• data kun anvendes i en afgrænset periode og slettes efter testens afslutning,
• testmiljøet er beskyttet med samme sikkerhedsniveau som produktionsmiljøet.

Dette sker udelukkende med henblik på at sikre korrekt funktion og stabil drift af vores systemer.

Behandlingen sker efter databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra c og e (retlig forpligtelse og myndighedsudøvelse).

Når vi har indsamlet og registreret personoplysninger om dig, har du forskellige rettigheder efter databeskyttelsesforordningen. Hvis du vil benytte en eller flere af disse rettigheder, kan du sende os en skriftlig henvendelse med brev eller Digital Post med angivelse af navn, cpr-nummer og hvilken af følgende rettigheder, du vil benytte:

• Ret til at se oplysninger/indsigtsret - du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig.
• Ret til berigtigelse/rettelse - du har ret til at få urigtige personoplysninger rettet. Du har også ret til at få dine personoplysninger suppleret med yderligere oplysninger, hvis dette vil gøre dine personoplysninger mere fuldstændige og/eller ajourførte.
• Ret til begrænsning af behandling - i visse tilfælde har du ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
• Ret til indsigelse og ret til sletning - du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, og i visse tilfælde, ret til at få slettet de personoplysninger, vi har registreret om dig inden udløb af vores sædvanlige opbevaringstid.

Hvis du mener, at vi ikke behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen, du ønsker indsigt i, hvilke oplysninger vi har om dig, og hvordan vi bruger dem eller har spørgsmål om vores databeskyttelse, kan du kontakte Uddannelses- og Forskningsstyrelsen, der er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger:

Uddannelses- og Forskningsstyrelsen
Haraldsgade 53
2100 København Ø
Telefon: +45 7231 7800
Mail: ufs@ufm.dk
www.ufm.dk

Ønsker du yderligere information om behandlingen af dine personoplysninger, kan du læse mere på www.ufm.dk.

Du kan også kontakte vores databeskyttelsesrådgiver for yderligere uddybning:

Marit Abel
Uddannelses- og Forskningsministeriet
Børsgade 4
1215 København K
Telefon: +45 7231 8909
Mail: DPO@ufm.dk

Du kan klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på datatilsynet.dk her.